RGPD et email : règles à respecter pour l’emailing marketing et la prospection

Le RGPD impose des règles strictes pour l'emailing marketing et la prospection par email, afin de protéger les données personnelles des utilisateurs. Vous devez obtenir un consentement préalable explicite ou une autre base légale pour traiter ces données, inclure un lien de désinscription clair dans chaque email, informer sur l'utilisation des données et respecter le droit d'opposition pour garantir la conformité RGPD.

Dans un monde où l'emailing est essentiel pour vos campagnes marketing, ignorer le RGPD peut avoir des conséquences graves : amendes de la CNIL, plaintes d'utilisateurs mécontents et une réputation ternie. Par exemple, envoyer une newsletter à une adresse sans consentement explicite est risqué. Mais pas d'inquiétude, nous vous guidons pour garantir que vos campagnes emailing soient conformes et efficaces.

Apprenez à sécuriser les données personnelles, gérer vos listes de contacts et prospecter en B2B ou B2C sereinement. Prêt à optimiser vos pratiques ? Suivez le guide !

RGPD, ePrivacy et emailing : qui s'applique à quoi

L'emailing marketing repose sur deux réglementations majeures qui se complètent. La première est le RGPD, qui encadre le traitement des données personnelles de manière générale. La seconde est la directive ePrivacy (et ses équivalents en droit français), qui impose des règles spécifiques à la prospection commerciale par email.

Ces deux cadres réglementaires ont un objectif commun : protéger les personnes physiques contre l'utilisation abusive de leurs données personnelles. Pour être pleinement conforme, vous devez respecter les deux. Cela signifie avoir une base légale solide selon le RGPD et respecter les exigences spécifiques de l'ePrivacy, telles que le consentement préalable, les mentions obligatoires et le droit d'opposition.

En résumé, vous devez être conforme à la fois sur la manière dont vous traitez les données (RGPD) et sur leur utilisation pour vos campagnes marketing (ePrivacy).

Données personnelles concernées dans un email

Attention : bien plus de données que vous ne l'imaginez sont considérées comme des données personnelles selon le RGPD. Par exemple, l'adresse email jean.dupont@gmail.com est une donnée personnelle, tout comme l'adresse email professionnelle de cette même personne.

Le simple fait de collecter une liste de contacts ou des adresses email constitue un traitement de données personnelles. Cela inclut également les identifiants (numéro client, ID utilisateur), les informations utilisées pour segmenter vos campagnes (secteur d'activité, intérêts, comportements), ainsi que les données de scoring ou de tracking (ouvertures et clics).

Chaque donnée personnelle doit être gérée avec rigueur : collectez uniquement ce qui est nécessaire, stockez-les de manière sécurisée et utilisez-les uniquement dans le cadre déclaré.

Notions clés à garder en tête

Pour naviguer sereinement dans cet environnement réglementaire, voici cinq notions fondamentales à garder en tête :

1. La base légale : Avant de traiter toute donnée personnelle, identifiez le fondement juridique applicable. Est-ce basé sur le consentement explicite de la personne ? Sur un intérêt légitime ? Ou sur une autre justification reconnue par le RGPD ? Ce choix conditionne toutes vos actions.

2. L'information : Vous devez être totalement transparent. Avant de collecter des données, expliquez clairement à la personne comment elles seront utilisées. Évitez les conditions générales interminables ou les cases pré-cochées. Privilégiez une communication claire et concise.

3. Le droit d'opposition : Même si vous avez collecté les données légalement, chaque personne a le droit de s'opposer à leur utilisation à des fins marketing. Cela correspond au opt-out prévu par l'article 21 du RGPD. Concrètement, incluez toujours un lien de désinscription dans vos emails.

4. La preuve : Conservez des traces de tout. Qui a donné son consentement ? Quand et comment ? Si la CNIL effectue un contrôle, vous devez pouvoir prouver que vous respectez vos obligations. Cela inclut la conservation de logs et de données d'audit.

5. La minimisation des données et la durée de conservation : Collectez uniquement les données strictement nécessaires pour vos campagnes. Ne conservez pas les contacts indéfiniment : appliquez des durées raisonnables selon qu'il s'agisse de clients actifs, de prospects froids ou de personnes inactives.

Prospection par email : B2C vs B2B (la différence qui change tout)

Voici une règle essentielle à retenir pour vos campagnes de prospection : en B2C (vers des particuliers), un consentement préalable est généralement obligatoire. En revanche, en B2B (vers des professionnels), le régime est plus souple sous certaines conditions strictes. Cependant, le droit d'opposition reste toujours impératif. Cette distinction est importante car elle détermine si vous pouvez commencer vos envois avec un simple opt-out ou si vous devez d'abord obtenir une autorisation active.

Emailing B2C : consentement (opt-in) et exceptions courantes

En B2C, l'opt-in explicite est la norme. Vous devez demander à vos prospects de cocher une case non pré-cochée, accompagnée d'une demande spécifique et granulaire pour recevoir vos communications marketing. Le consentement implicite n'est pas accepté : il doit être libre, spécifique et pouvable.

Il existe toutefois une exception notable : le « soft opt-in ». Cela concerne les clients existants ou ceux ayant négocié un achat. Vous pouvez leur proposer des produits ou services similaires sans nouveau consentement préalable, mais avec une possibilité immédiate de s'opposer. Attention, cette dérogation est encadrée et ne s'applique pas à une prospection commerciale large.

Emailing B2B : opt-out sous conditions

En B2B, vous bénéficiez d'un régime d'opt-out plus flexible. Cela est possible si :

• L'adresse email est clairement professionnelle (exemple : prenom@entreprise.fr).
• Le contenu de l'email est directement lié à l'activité professionnelle ou aux fonctions du destinataire.
• Vous avez fourni une information préalable claire sur l'expéditeur et l'objet.

Un élément important : chaque message doit inclure un moyen simple et immédiat de se désinscrire, respectant ainsi le droit d'opposition. En suivant ces garde-fous, vous évitez les pièges et maximisez l'efficacité de votre prospection commerciale B2B.

Cas particulier des adresses génériques

Les adresses génériques comme contact@entreprise.com ou info@domaine.fr présentent un défi spécifique. Elles ne sont pas toujours associées à une personne physique identifiable, mais le RGPD s'applique dès qu'elles le deviennent (par exemple, via un nom associé). Pour éviter tout problème :

• Assurez-vous que votre message est pertinent pour l'entreprise.
• Intégrez systématiquement un lien de désinscription pour permettre toute objection potentielle.

Adopter ces bonnes pratiques est indispensable. Il vaut mieux prévenir que guérir, surtout face aux contrôles de la CNIL.

Quelle base légale choisir selon votre cas d'usage

Le choix de la base légale est au cœur de votre stratégie de conformité : c'est elle qui justifie juridiquement votre traitement de données personnelles. Voici un schéma simple pour naviguer sans risque.

En B2C, la base légale repose sur le consentement explicite : vous devez obtenir une autorisation active avant toute démarche commerciale.

En B2B, vous pouvez vous appuyer sur l'intérêt légitime, à condition que votre message soit pertinent par rapport à la fonction et à l'activité du destinataire, tout en garantissant un droit d'opposition simple. Pour les clients existants, une logique de « relation commerciale » s'applique : vous pouvez relancer avec le droit d'opposition plutôt qu'exiger un consentement préalable.

En résumé : chaque situation nécessite une justification spécifique, documentée et défendable.

Quand le consentement est indispensable

Le consentement est obligatoire dès que vous prospectez auprès de particuliers (B2C), conformément à la directive ePrivacy qui protège les personnes physiques. Ce consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque : une case non pré-cochée, une demande claire et granulaire, sans ambiguïté.

Il est interdit de collecter une adresse email sur un site public ou sur les réseaux sociaux pour l'utiliser à des fins de prospection commerciale sans une autorisation explicite. Le consentement est également requis dans les contextes B2C où les règles ePrivacy l'exigent, notamment pour certains types de données ou communications sensibles.

En résumé : si un particulier reçoit votre email marketing, vous devez être en mesure de prouver qu'il a activement accepté en cochant une case d'accord.

Quand l'intérêt légitime peut être mobilisé (surtout en B2B)

L'intérêt légitime est une base légale qui permet le cold emailing en B2B. Cependant, cette liberté nécessite de respecter un critère clé : la pertinence. Votre message doit être réellement lié à la fonction et à l'entreprise du destinataire.

Par exemple, contacter un responsable IT pour proposer un logiciel de gestion de stock est pertinent. En revanche, lui envoyer une offre de coaching personnel ne l'est pas.

Il faut maintenir un équilibre entre vos intérêts commerciaux et les attentes légitimes de la personne : une prospection ciblée, transparente et non intrusive. De plus, chaque email doit inclure un droit d'opposition clairement affiché.

Sans ce droit d'opposition, l'intérêt légitime peut rapidement être invalidé lors d'un contrôle de la CNIL.

À documenter pour être "audit-proof"

Imaginez que la CNIL vous demande demain de justifier vos campagnes emailing : seriez-vous prêt à répondre ? Pour être « audit-proof », il est essentiel de documenter quatre éléments clés.

Premièrement, la justification de la base légale : expliquez clairement pourquoi vous avez choisi le consentement, l'intérêt légitime ou une autre base légale.

Deuxièmement, la source des données : d'où proviennent ces adresses emails ? D'un formulaire, d'une acquisition tierce ou d'un outil de prospection ? Conservez des preuves.

Troisièmement, la date de collecte ou de l'accord : quand avez-vous obtenu cette adresse email ?

Enfin, la logique de ciblage : pourquoi cette personne en particulier ? Si vous êtes capable de répondre à ces quatre questions avec des preuves concrètes, vous disposerez d'une conformité RGPD solide et défendable.

Les mentions obligatoires dans un email de prospection

Pour que vos emails soient légalement conformes, voici une checklist des mentions essentielles à inclure dans chaque message de prospection :

• Identité complète de l'expéditeur : qui vous êtes doit être clair.
• Objet honnête et non trompeur : soyez transparent.
• Raison claire du contact : expliquez pourquoi vous contactez le destinataire.
• Informations sur le traitement des données : précisez la base légale et la finalité.
• Mécanisme de désinscription : simple, visible et fonctionnel.

Ces éléments ne sont pas optionnels : ils sont exigés par la CNIL et le Code de la consommation pour protéger vos destinataires et vous éviter des sanctions.

Identifier clairement l’expéditeur

Votre premier réflexe ? Rendre votre identité limpide. Indiquez :

• Le nom de votre société et votre raison sociale.
• Votre adresse physique complète.
• Un numéro de téléphone de contact.
• Votre numéro de SIRET, si applicable.

Évitez les expéditeurs ambigus comme « no-reply@ » ou des noms trompeurs. Préférez des adresses comme « Marketing | VotreEntreprise » pour que le destinataire sache immédiatement à qui il a affaire dès l'ouverture.

Placez ces informations en pied d'email, bien visibles, pour instaurer une relation de confiance dès le premier contact.

Expliquer « pour quoi vous me contactez »

Vos lecteurs détestent les zones d’ombre. Soyez transparent :

• Précisez la source de la donnée (formulaire rempli, partenariat, recherche publique).
• Montrez le lien avec leur activité, notamment en B2B.
• Exposez la finalité précise du message (offre ciblée, événement sectoriel).

Ajoutez un lien vers votre politique de confidentialité et rappelez la base légale invoquée (consentement ou intérêt légitime). Cette transparence transforme un email froid en une opportunité pertinente et prouve votre sérieux en cas d’audit.

Désinscription : simple, gratuite, immédiate

Le lien de désinscription est votre meilleur allié contre les plaintes. Il doit être :

• Visible : un bouton proéminent.
• Fonctionnel : un simple clic doit suffire.
• Gratuit et immédiat : sans login ni confirmation compliquée.

Traitez toute demande dans un délai de 24 heures maximum et supprimez l’adresse concernée de vos listes sans délai.

Pensez à tester régulièrement ce lien : un lien cassé peut non seulement entraîner des amendes coûteuses, mais aussi ternir votre réputation. C’est la preuve concrète que vous respectez le droit d’opposition de vos destinataires.

Droit d’opposition et “liste repoussoir” : sécuriser la gestion des opt-out

Le principe du droit d'opposition est clair et incontournable : toute personne qui s’oppose à recevoir vos messages ne doit plus jamais être contactée pour de la prospection commerciale de votre part. Pour garantir cela, adoptez une liste repoussoir (ou fichier repoussoir) : une base dédiée qui exclut automatiquement ces contacts de toutes vos campagnes emailing, même si leur adresse réapparaît ailleurs.

Ce mécanisme technique transforme une obligation légale en un bouclier efficace contre les erreurs humaines et les réimportations accidentelles.

Mettre en place un process d’opposition fiable

Créez un système centralisé pour toutes les demandes d’opt-out : unifiez-les dans une plateforme unique, qu'elles proviennent d’un lien de désinscription, d’un email direct ou d’un formulaire dédié. Bloquez toute réinscription involontaire en vérifiant systématiquement contre cette liste avant chaque envoi. Tracez chaque demande avec horodatage, IP et motif, afin de garantir une traçabilité parfaite pour vos audits.

Intégrez cette logique dans vos outils : lors de l’import de nouvelles listes, appliquez automatiquement l’exclusion des opposants pour éviter tout envoi non souhaité.

Durée et minimisation de la liste repoussoir

Dans votre liste repoussoir, conservez uniquement les données essentielles, comme l’email (et éventuellement le nom), nécessaires pour identifier et bloquer l’opposition. Évitez les informations superflues. Fixez une durée de conservation cohérente, souvent entre 3 et 5 ans, afin de couvrir les risques de réapparition. Si l’opposition est absolue, vous pouvez envisager une conservation indéfinie, tout en réévaluant régulièrement pour respecter le principe de minimisation des données.

Supprimez ou anonymisez les informations inutiles une fois la période de conservation passée, pour limiter les risques de traitement superflu.

Erreurs fréquentes

Les erreurs courantes incluent l’opt-out non pris en compte malgré un clic (souvent dû à un bug technique), un lien de désinscription cassé qui génère frustration, ou pire encore, des contacts réimportés par un nouveau prestataire sans vérification préalable de la liste repoussoir. Ces faux pas peuvent entraîner des plaintes et des sanctions.

Pour éviter cela, testez vos flux régulièrement, formez vos équipes, et intégrez systématiquement une étape de purge avant tout envoi.

Acheter ou utiliser une base d’emails : points de vigilance RGPD

Vous vous demandez souvent : « Peut-on acheter une base d’emails ? ». La réponse est claire : oui, c’est possible en B2B sous des conditions strictes. En revanche, c’est risqué en B2C si vous n’avez pas de garanties solides de consentement préalable ou d’opt-in prouvable. Même en cas d’achat, vous restez pleinement responsable des obligations liées au RGPD.

Acquérir une base de données ne vous dispense pas de vos devoirs : il est essentiel de vérifier la conformité RGPD du fournisseur, d’informer les destinataires de la source (article 14 RGPD), et de pouvoir justifier chaque traitement. Privilégiez toujours la qualité des données (fraîches et traçables) plutôt que la quantité. Cela vous évitera des amendes pouvant atteindre jusqu’à 4% de votre chiffre d’affaires, ainsi que des risques de blacklist massives.

Ce qu’il faut exiger d’un fournisseur

Avant toute transaction, demandez au fournisseur un registre des sources des données, la base légale utilisée pour chaque contact (preuves de consentement ou intérêt légitime), ainsi que des documents auditables tels que les logs de collecte ou les dates d’acquisition. Il est également important de connaître la fréquence de mise à jour des données pour éviter les emails obsolètes, et de vérifier que leur système gère correctement les oppositions (par exemple, via une liste repoussoir).

Pour sécuriser votre collaboration, signez un contrat de sous-traitance précisant ces engagements, et n’oubliez pas de déclarer le fichier auprès de la CNIL si cela est requis.

Sans ces preuves, passez votre chemin !

Les signaux d’alerte

Certains indices doivent vous alerter lors de l’achat d’une base d’emails. Méfiez-vous d’un prix trop attractif pour des volumes importants, cela peut indiquer des données volées ou obsolètes. Soyez vigilant face à une absence de traçabilité (aucun détail sur l’origine des données), des taux de délivrabilité faibles, ou un fournisseur incapable d’expliquer la collecte (absence de preuves de consentement ou d’information préalable).

Si le vendeur esquive vos questions sur le RGPD ou propose des bases B2C sans opt-in granulaire, considérez cela comme un signal d’alerte majeur. Ces situations exposent à des risques importants de plaintes et de sanctions sévères.

Obligation de pertinence en B2B

Même en B2B, l’utilisation d’une base achetée impose des règles strictes. Votre message doit être pertinent et en lien avec l’activité professionnelle et les fonctions du destinataire pour justifier un intérêt légitime. Sinon, cela sera considéré comme du spam, entraînant des plaintes et des performances médiocres (notamment des taux d’ouverture en baisse).

Assurez-vous de la qualité des profils (poste, secteur, entreprise active) avant l’envoi. Segmentez vos listes pour maximiser la pertinence : un email mal ciblé peut nuire à votre délivrabilité globale et vous exposer à des réclamations.

Durée de conservation : prospects, clients, inactifs

La durée de conservation des données personnelles n'est pas une question de ressenti ou de « tant qu'on en a besoin » : elle est strictement encadrée par le RGPD et doit être justifiée par la finalité du traitement. Votre approche doit être simple : conserver uniquement le temps nécessaire pour atteindre votre objectif, définir des règles claires d'archivage ou de suppression, et documenter la « fraîcheur » de vos données pour prouver votre sérieux lors d'un audit.

Des données obsolètes nuisent à votre performance marketing et vous exposent à des sanctions. Il est donc préférable de nettoyer régulièrement votre base de données plutôt que d'accumuler des informations inutiles.

Prospects non clients : règles de purge

Pour les prospects qui n'ont jamais acheté, la règle est claire : conservez les données pour une durée maximale de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact avec le prospect. Attention : le « dernier contact » correspond à une action du prospect (demande de documentation, clic dans un email, réponse), et non à une simple ouverture d'email.

Une fois ce délai écoulé, deux options s'offrent à vous : soit vous lancez une campagne de réactivation pour demander explicitement si la personne souhaite rester dans votre base, soit vous supprimez ou anonymisez les données. Évitez de prolonger artificiellement ce délai : sans interaction authentique, la date de purge devient inévitable.

Clients : conservation liée à la relation commerciale

Pour vos clients actifs, les données peuvent être conservées pendant toute la durée de la relation commerciale, puis jusqu'à 3 ans après sa fin (fin de contrat, dernier achat, expiration de garantie). Cependant, il est essentiel de séparer les finalités.

Les données utilisées pour la prospection commerciale de produits ou services similaires suivent la règle des 3 ans post-rupture. En parallèle, les données conservées pour des obligations légales (facturation, comptabilité, preuves contractuelles) peuvent être archivées entre 5 et 10 ans, selon votre secteur et vos contrats. Documentez cette séparation : cela démontre votre respect du principe de minimisation des données.

Une fois les délais respectifs expirés, supprimez ou anonymisez les données sans attendre.

Tracer la date d'enrichissement et le dernier contact

Pour être à la fois conforme et performant, tracez méticuleusement deux dates essentielles dans chaque profil de votre base : la date de collecte (ou d'enrichissement si la donnée a été ajoutée ultérieurement) et la date du dernier contact (clic, réponse, achat). Cette traçabilité est indispensable : en cas de contrôle par la CNIL, elle prouve que vous calculez correctement le délai de 3 ans.

Du point de vue marketing, ces dates vous permettent d'identifier rapidement les prospects froids (à relancer ou purger), les clients inactifs (à réengager) et d'optimiser votre segmentation pour maximiser la pertinence de vos campagnes emailing. Un simple timestamp dans votre CRM ou outil emailing suffit pour garantir conformité et efficacité.

Tracking (ouverture/clic) et RGPD : ce qu’il faut anticiper

Le tracking d'ouverture et de clic via des pixels invisibles (comme un 1x1 transparent) est jugé intrusif par la CNIL. En effet, il collecte des données personnelles telles que l'IP, le type d'appareil, la localisation et l'heure, sans action explicite du destinataire. Pour vous conformer aux règles, vous devez anticiper un cadrage strict :

• Informez vos destinataires en amont.
• Minimisez les données collectées.
• Préparez-vous à obtenir un consentement explicite, bientôt exigé, similaire à celui requis pour les cookies.

En fonction des méthodes utilisées (client-side ou server-side), assurez-vous de respecter les obligations liées aux traceurs. Cela vous aidera à éviter une dégradation de la délivrabilité et des plaintes éventuelles.

Mesure globale vs suivi individuel

Privilégiez les statistiques agrégées, comme le taux d'ouverture moyen, qui ne sont pas liées à un individu spécifique. Ces données sont généralement pseudonymisées ou anonymisées et donc moins sensibles au RGPD. À l'inverse, le tracking individualisé, qui associe les clics et ouvertures à une adresse email précise, est plus risqué. Il crée un profil comportemental identifiable, nécessitant une transparence accrue et, potentiellement, un consentement.

Pour vos analyses internes, donnez la priorité aux données agrégées. Limitez le suivi individualisé aux cas strictement justifiés et veillez à disposer d'une preuve de légalité pour le faire.

Transparence dans la politique de confidentialité

Dans votre politique de confidentialité, soyez précis et transparent :

• Décrivez les données de tracking collectées (IP, type d'appareil, clics sur liens).
• Expliquez pourquoi vous les collectez (améliorer les campagnes, analyser l'engagement).
• Indiquez la durée de rétention, en l'alignant sur vos règles générales.
• Précisez comment s'y opposer (via un opt-out dédié ou la désactivation des images).

Ajoutez un lien explicite vers ce paragraphe dans vos emails et proposez un toggle permettant de refuser le suivi dès la collecte initiale. Cette transparence démontre votre bonne foi et vous prépare aux évolutions réglementaires, comme la recommandation CNIL prévue pour juin 2025.

Sous-traitants et outils emailing : responsabilités et documents

En tant que responsable de traitement, vous êtes celui qui détermine les finalités et les moyens de vos campagnes emailing. Les plateformes telles que Mailchimp ou Sendinblue agissent comme sous-traitants, exécutant vos directives. Cette distinction est primordiale, car elle signifie que vous restez responsable des obligations liées au RGPD. Même si le sous-traitant manipule les données, il est essentiel de choisir des outils offrant des garanties solides et de formaliser leur utilisation via des clauses contractuelles précises. Cela permet de partager les responsabilités en cas d'incident.

Contrat et clauses de sous-traitance

Le contrat avec votre sous-traitant doit impérativement inclure les clauses mentionnées dans l'article 28 du RGPD. Ces clauses doivent préciser :

• Les instructions détaillées (types de données, finalités, durées de conservation).
• Le niveau de sécurité requis, comme le chiffrement ou la pseudonymisation.
• L'obligation d'assistance pour répondre aux droits des personnes (accès, effacement, etc.).
• La procédure à suivre en cas de violation des données, incluant une notification immédiate dans les 72 heures.

Ajoutez également des clauses concernant :

• L'autorisation préalable pour tout sous-sous-traitant (par exemple, des data centers tiers).
• Votre droit d'auditer les opérations.
• Le traitement final des données (suppression ou restitution une fois le contrat terminé).

Évitez d'accepter les conditions générales d'utilisation standard. Négociez des annexes adaptées à votre activité pour garantir une protection optimale.

Accès, sécurité et hygiène des bases

Pour protéger les données, limitez les accès au strict nécessaire en attribuant des rôles spécifiques par équipe et en utilisant une authentification forte. Activez la journalisation des actions pour savoir qui accède à quoi et quand. Exigez également le chiffrement des emails et des pièces jointes, qu’ils soient en transit ou au repos.

Interdisez les exports non contrôlés et configurez une hygiène automatique des bases, comme la suppression des bounces, des hard bounces et des inactifs selon vos règles. En cas de faille, le sous-traitant doit vous alerter immédiatement, afin que vous puissiez notifier la CNIL et les personnes concernées.

Ces mesures démontrent votre diligence et réduisent les risques partagés.

Comment Zeliq peut aider sur la partie "prospection B2B conforme et pertinente"

Maintenant que vous maîtrisez les règles du RGPD et comprenez les enjeux de la prospection commerciale B2B, vous vous demandez sûrement comment les appliquer concrètement sans freiner votre croissance. Zeliq est une plateforme tout-en-un spécialement conçue pour vous aider à rester pertinent, conforme et performant.

L'idée clé : mieux cibler vos prospects, tracer chaque interaction et diversifier les canaux de communication pour ne pas surcharger l'email. Cela réduit considérablement les risques de plaintes tout en boostant vos résultats. Bien que Zeliq ne prenne pas en charge vos obligations légales, elle en facilite le respect au quotidien.

Segmenter finement pour justifier la pertinence B2B

La pertinence est votre meilleure arme contre les plaintes. Plus votre message est lié à l'activité et à la fonction du destinataire, plus votre intérêt légitime est solide. Zeliq met à votre disposition une base de données de plus de 450 millions de contacts avec des filtres avancés : fonction, secteur, taille d'entreprise, recrutements en cours ou encore signaux de croissance (financements, changements de poste, etc.).

Cette segmentation fine limite les envois de masse non ciblés et renforce votre justification légale. Par exemple, vous pouvez prouver que vous avez ciblé uniquement les Directeurs Marketing des PME du secteur tech ayant récemment recruté.

Résultat : moins de rebonds, moins de plaintes et davantage de conversions – un véritable win-win.

Enrichir et maintenir des données plus propres

Une base de données obsolète ou remplie de doublons peut entraîner des rebonds massifs, une dégradation de votre délivrabilité et des relances inutiles de contacts opposés. Zeliq enrichit vos emails et numéros de téléphone en temps réel tout en synchronisant ces informations avec votre CRM pour une vue unique de chaque prospect.

Cette solution réduit les risques de réinscriptions accidentelles (comme relancer quelqu'un qui figure déjà dans votre liste d'opposition). De plus, elle permet de tracer la date d'enrichissement et le dernier contact, essentiels pour vos calculs de durée de conservation.

Des données plus propres signifient également une meilleure segmentation et une prospection moins intrusive.

Orchestrer une prospection multicanale plutôt que sur-solliciter l'email

Se reposer uniquement sur l'email peut être risqué : trop d'envois entraînent des plaintes et des désinscriptions. Avec Zeliq, vous pouvez orchestrer des séquences multicanales combinant email, messages LinkedIn et appels, en fonction de l'engagement du prospect.

Par exemple : un premier contact par email, suivi d'un message LinkedIn en cas d'absence de clic, puis un appel si l'engagement reste modéré. Cette stratégie réduit la pression sur l'emailing tout en améliorant les réponses, et respecte davantage les attentes des prospects souvent submergés par les emails.

En diversifiant vos canaux, vous devenez moins intrusif et augmentez vos conversions.

S'appuyer sur le CRM connecté pour centraliser opt-out et historique

Zeliq s'intègre directement avec votre CRM (HubSpot, Pipedrive, etc.) pour synchroniser les contacts, les campagnes et surtout l'historique complet. Chaque opposition, désinscription ou interaction est centralisée.

Cela vous protège contre l'erreur critique : recontacter une personne qui a déjà exercé son droit d'opposition. Vous bénéficiez d'une vue à 360° sur chaque prospect, ce qui réduit les risques de doublons, de recontact après opt-out et facilite vos preuves en cas de contrôle par la CNIL.

Un CRM synchronisé représente déjà 80 % du chemin vers une conformité opérationnelle optimale.

Erreurs fréquentes qui déclenchent des plaintes (et comment les éviter)

Les plaintes à la CNIL ne surgissent pas sans raison : elles sont souvent le résultat d' erreurs répétées, parfois commises de bonne foi, qui finissent par engendrer des problèmes majeurs. Voici les quatre erreurs les plus courantes en matière de non-conformité au RGPD, accompagnées de leurs solutions pour les prévenir dès maintenant.

Confondre B2B et B2C

Une erreur fréquente consiste à traiter tous les contacts de la même manière, alors que les règles de prospection commerciale diffèrent entre le B2B et le B2C. En B2C, un consentement explicite est obligatoire, tandis qu'en B2B, l' intérêt légitime suffit, sous certaines conditions.

De nombreuses équipes appliquent les règles du B2C à toutes leurs activités, ce qui ralentit inutilement leurs processus. À l'inverse, certaines utilisent l'opt-out en B2C, ce qui entraîne des plaintes immédiates. Solution : segmentez vos bases de contacts en distinguant les particuliers des professionnels et appliquez le régime juridique approprié.

Mieux encore, prévoyez toujours un droit d'opposition accessible, même pour le B2B, afin de limiter les frictions et les réclamations.

Oublier l'information et le lien de désinscription

Un lien de désinscription absent ou difficile à trouver, une politique de confidentialité introuvable, ou encore une identité d'expéditeur ambiguë sont autant de facteurs qui incitent les destinataires à signaler vos emails comme spam. Résultat : des plaintes qui auraient pu être évitées.

Solution : mettez en place une checklist à vérifier avant chaque envoi d'email :

• Une identité d'expéditeur claire dans l'en-tête et le pied de page.
• Un lien de désinscription visible, sous forme de bouton ou de texte souligné.
• Une mention explicite du traitement des données et un lien vers votre politique de confidentialité.

Testez régulièrement le lien de désinscription, surtout après chaque mise à jour. Une fois cette checklist intégrée dans vos processus, les oublis deviendront chose du passé.

Utiliser des données non traçables ou obsolètes

Il s'agit là de l'une des erreurs les plus graves : utiliser des données collectées il y a plusieurs années, sans source précise ni objectif défini. Par exemple, des données issues d'un salon ou d'un ancien réseau, mais sans preuves concrètes. Conséquences : vous contactez des personnes qui ne se souviennent pas de vous, qui se sont opposées à vos communications, ou pire, qui figurent sur votre liste de refus.

Solution : exigez des informations précises sur l'origine de chaque donnée (date, source, contexte) et assurez-vous qu'elles soient correctement documentées dans votre système. Nettoyez régulièrement votre base de données, idéalement tous les 3 à 6 mois.

Pensez également à synchroniser votre CRM avec votre liste de refus pour éviter toute réinscription involontaire. Une base de données propre améliore non seulement votre délivrabilité, mais réduit aussi les plaintes.

Envoyer des messages trop génériques

Un email commençant par « Cher prospect », un message vague ou sans lien avec la fonction du destinataire : c'est du spam déguisé en prospection. En B2B, vous vous appuyez sur l' intérêt légitime, mais cette justification s'effondre si votre contenu n'est pas pertinent pour l'activité professionnelle ou le rôle du destinataire.

Conséquences : des plaintes, une réputation ternie pour votre domaine, et une dégradation de votre délivrabilité.

Solution : segmentez vos listes avec précision selon la fonction, le secteur ou la taille de l'entreprise. Créez des messages sur mesure pour chaque persona. Ajoutez une touche personnalisée, par exemple en mentionnant une information spécifique (« J'ai vu que vous aviez récemment recruté »). Proposez une CTA douce, comme lire un article ou regarder une démo, plutôt qu'un appel commercial direct.

Cette approche respectueuse réduit les rebonds, améliore l'engagement, et reste conforme aux exigences légales.

Conclusion

La conformité au RGPD ne doit pas être perçue comme une simple contrainte administrative. C'est avant tout un véritable atout pour renforcer la confiance de vos clients et optimiser vos campagnes emailing. Gardez en tête les points essentiels : un consentement explicite en B2C, un intérêt légitime clairement encadré en B2B, une transparence totale, et un droit d'opposition systématique pour vos prospects et clients.

Pensez à documenter vos bases légales, à nettoyer régulièrement vos bases de données, et à tester vos liens de désinscription. N'oubliez pas que les amendes peuvent atteindre jusqu'à 4% de votre chiffre d'affaires. Le coût de l'inaction est donc considérable.

Pour agir dès maintenant, commencez par auditer vos pratiques de prospection, mettez en place une liste repoussoir, et connectez vos outils pour garantir une protection des données efficace. Avec ces actions, vous êtes prêt à prospérer en toute légalité !

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